Att göra sig av med aktiebrev

Avskaffa aktiebrevDet finns många problem att ha aktiebrev och vi rekommenderar därför starkt att man aldrig ställer ut några utan istället använder en säker digital aktiebok med inloggning för aktieägarna som gör att de kan se sitt innehav. Men hur gör man om man har gamla aktiebrev och vill ta bort dem?
Det finns två sätt att ta bort gamla aktiebrev: att döda och att makulera. Att döda gör man när ett aktiebrev kommit bort och själva dödandet gör den som ägde aktierna genom att fylla i en blankett till Bolagsverket. Detta är dock inte rätt metod för att avskaffa aktiebrev som finns kvar (dessutom tar själva processen upp till ett och ett halvt år). För att avskaffa dessa makulerar man dem istället. Det finns ingen beskrivning vare sig i lagar eller i föreskrifter från Bolagsverket exakt hur detta ska gå till. Efter att ha diskuterat saken både med jurister, Euroclear (som för aktieböcker för noterade bolag) och med Bolagsverket själva har vi kommit fram till följande:
1) Prata med alla aktieägare och få dem att gå med på att avskaffa aktiebreven. Detta steg är viktigt, eftersom bolaget inte ensidigt, i strid med aktieägarnas vilja, kan avskaffa aktiebreven.
2) Slå hål i varje aktiebrev (med hålslag, gärna mitt i, så att det tydligt syns att hålet syftar till makulering och inte är till för att dokumentet ska sättas in i en pärm)
3) Skriv följande på varje aktiebrev:
“Detta aktiebrev makuleras härmed. Bolaget övergår till att föra aktiebok elektroniskt.
Stockholm, 2016-10-21
Styrelsen
[styrelsens underskrifter]”
3) Upprätta ett styrelseprotokoll som dokumenterar att aktiebreven har makulerats och lägg till de makulerade breven som bilagor till mötesprotokollet. På så vis blir makuleringen väl dokumenterad och aktiebreven bevarade. Det senare är viktigt. Trots att de är makulerade måste man behålla dem. Den dagen ni t ex blir avstämningsbolag måste ni kunna överlämna de makulerade aktiebreven till Euroclear.
Styrelseprotokollet kan se ut så här:
Datum: 2018-02-23
Tid: Kl. 15:00
Plats: i bolagets lokaler på Sveavägen 200, Stockholm
Närvarande: Anna Johansson, Sven Pettersson, Lena Andersson

1. Mötet öppnades och dagordningen godkändes
2. Till mötesordförande valdes Anna Johansson och till justeringsperson Sven Pettersson
3. Beslöts: att makulera samtliga aktiebrev samt att övergå till att för aktieboken elektroniskt.
   De makulerade aktiebreven bifogas som bilaga 1 till detta styrelsemötesprotokoll.
4. Mötet avslutades

Vid protokollet         Justeras


Anna Johansson          Sven Pettersson